helloHoreca

Sistem integrat de operare · Complexuri de evenimente

Sala ta produce date.
Până acum nu le-a
folosit nimeni.

helloHoreca unește vânzarea, depozitul, bucătăria, personalul și clientul într-un singur sistem. Rezultatul: profitul real al fiecărui eveniment, calculat automat — nu estimat luni mai târziu.

Cere un demo liveVezi cele 7 module
Owner Dashboard · Live
Marjă medie / eveniment
38,4 %
Cost mâncare (din rețetar)
24 180 RON
Articole sub stoc minim
6
Facturi furnizori depășite
2
Evenimente blocate T-7
4

7

Module integrate

40

Tabele operaționale

14

Roluri de acces

T-7

Protocol de blocare

Construit în producție, nu în PowerPoint

3

Saloane gestionate simultan

8

Gestiuni fizice separate

208

Articole în nomenclator

168

Linii de rețetar active

2.400+

Invitați / weekend

Problema

Nu pierzi bani din lipsă de clienți. Pierzi din lipsă de vizibilitate.

Într-un complex de evenimente, informația se rupe între departamente. Fiecare ruptură are un cost măsurabil — doar că nimeni nu îl măsoară.

01

Nu știi cât a produs sâmbăta trecută

Contractul e într-un caiet, factura la furnizor în alt dosar, plata zilerilor în telefonul șefului de sală. Profitul real al unui eveniment se află — dacă se află — după trei luni.

02

Comanzi „din ochi”, plătești de două ori

Fără rețetar legat de stoc, necesarul se estimează. Se comandă în plus „ca să fim siguri”, iar surplusul expiră în frigider. Risipa nu apare în nicio raportare.

03

Numărul de invitați se schimbă în ultima zi

Bucătăria gătește pentru 240, vin 212. Ai adus 11 ospătari pentru 9. Fiecare modificare de ultim moment se traduce direct în cost.

04

Clientul te sună de 40 de ori

Liste de invitați pe WhatsApp, așezarea la mese pe hârtie, alergiile transmise verbal în ziua evenimentului. Munca administrativă a clientului devine munca ta.

Mecanismul central

Protocolul „Freeze T-7”

Cu 7 zile înainte de eveniment, numărul de invitați se blochează. Acel singur click declanșează, simultan, tot lanțul operațional. De aici vine predictibilitatea.

Blocare număr invitați · T-7

→

Gestiune & Depozit

Explodează rețetarul în necesar de ingrediente, îl compară cu stocul din cele 8 gestiuni și generează ce trebuie comandat, cu cost estimat la PMP.

→

Bucătărie & KDS

Generează fișa de producție pe loturi, calculează porțiile per preparat și afișează pe KDS alergiile și meniurile speciale colectate din RSVP.

→

Staff & Pontaj

Calculează necesarul pe roluri (1 ospătar la 25–30 invitați), propune alocarea și trimite invitațiile de tură către permanenți și zileri.

Din acest moment orice modificare devine o excepție documentată, nu o improvizație. Costul evenimentului e cunoscut înainte să înceapă evenimentul.

Arhitectura

Șapte module. O singură bază de date.

Nu sunt aplicații separate lipite cu integrări. Un eveniment creat în CRM ajunge în stoc, în bucătărie, în pontaj și în P&L fără nicio re-introducere de date.

M108 fn

Calendar & CRM

De la lead la contract semnat, fără suprapuneri de rezervări.

  • Calendar multi-salon cu detecție automată a suprapunerilor
  • Pipeline în 6 etape: Propunere → Ofertă → Contractat → T-7 → În derulare → Finalizat
  • Tipuri de eveniment: nuntă, botez, corporate, gală, altele
  • Contracte atașate pe eveniment
  • Încasări pe tipuri: avans 1, avans 2, decont final, garanție
  • Metode de plată: numerar, transfer, card online, POS
  • Formular public de lead conectat direct în pipeline
  • Blocarea T-7 cu istoric al numărului de invitați
M212 fn

Gestiune & Depozit

Contabilitate de gestiune reală, cu PMP și trasabilitate pe fiecare mișcare.

  • Nomenclator de materii prime și consumabile, 14 categorii
  • 8 gestiuni fizice: Depozit Central, Bucătărie, Bar 1–3, Frigider 1–3
  • NIR cu flux ciornă → confirmat (stocul se mișcă doar la confirmare)
  • Preț Mediu Ponderat recalculat automat la fiecare recepție
  • Istoric de preț per articol și per furnizor
  • Fișe de transfer, consum, pierdere/casare și ajustare de stoc
  • Inventariere cu fișă de numărătoare și discrepanță procentuală
  • Fișa de magazie și jurnal de mișcări (7 tipuri de mișcare)
  • Valoarea stocului pe gestiune și pe categorie
  • Necesar de reaprovizionare și calculator de comandă
  • Alerte: sub stoc minim, expirare apropiată, scadențe depășite
  • Export XLSX și PDF pe toate registrele
M307 fn

Bucătărie & KDS

Rețetarul devine cost, iar costul devine decizie.

  • Rețetar tehnic cu procent de pierdere la preparare per ingredient
  • Food cost per porție calculat automat din PMP
  • Fișe de producție generate per eveniment
  • Ecran KDS: În așteptare → În pregătire → Gata de plating → Finalizat
  • Scădere automată de stoc la finalizarea preparatului
  • Registru HACCP: temperaturi frigider și gătire, schimb ulei, igienizare
  • Calculator de necesar agregat pe toate felurile unui eveniment
M405 fn

Owner Dashboard

Profitul fiecărui eveniment, nu media pe lună.

  • P&L per eveniment: contract − cost staff − cost mâncare = profit, cu marjă %
  • Radar de inflație: alertă când prețul de achiziție depășește PMP cu peste 5%
  • Scadențar furnizori cu total neachitat
  • Pontaje în așteptarea aprobării
  • Vizualizare comparativă pe saloane
M506 fn

Staff & Pontaj

Al doilea cel mai mare cost, în sfârșit controlat.

  • Fișe de personal: permanenți vs. zileri, cu scor de evaluare
  • Staff Ratio Calculator pe 8 roluri operaționale
  • Alocare pe tură cu stări: invitat, confirmat, refuzat, rezervă
  • Pontaj digital pe chioșc cu PIN
  • Decont per tură și per persoană
  • Board de personal pe roluri, cu drag & drop
M608 fn

Portal Client

Munca administrativă a clientului rămâne la client.

  • Cont propriu pentru miri/organizator, cu evenimentele lor
  • Listă de invitați cu RSVP: neconfirmat, confirmat, nu participă
  • Tipuri de meniu per invitat: standard, vegetarian, vegan, copil, dietă specială
  • Alergii colectate structurat și propagate direct pe KDS
  • Așezare la mese
  • Cronologia serii, pas cu pas
  • Pagină publică de invitație cu link unic și RSVP online
  • Formular de feedback post-eveniment
M705 fn

Meniuri de Eveniment

Șabloane vandabile, legate de rețetar și de cost.

  • Șabloane de meniu pe tip de eveniment
  • Structură pe feluri: Welcome, Fel Unu, Fel Doi, Fel Tradițional, Fel Principal, Dulce, Băuturi
  • Grupuri de alegere „sau” între alternative
  • Configurarea meniului final per eveniment
  • Pagină publică de prezentare a meniurilor

Modulul 4 · În detaliu

Profitabilitate reală, per eveniment

Nu o estimare procentuală. Costul mâncării vine din rețetar × PMP-ul real de achiziție, costul cu personalul din deconturile de tură, iar veniturile din contract și încasări.

Valoare contract

− Cost personal decontat

− Cost mâncare din rețetar

= Profit net estimat

Radar de inflație

Alertă automată când prețul dintr-un NIR depășește PMP-ul curent cu peste 5% — cu furnizorul și documentul afișate, ca să negociezi înainte de următoarea comandă.

Scadențar furnizori

Facturi depășite, scadențe în săptămâna curentă și totalul neachitat, calculate din NIR-urile confirmate.

P&L / eventRON
EventVenueContractCostProfit%
Nuntă M. & A.Cort Ivory84 00049 20034 80041,4 %
Botez SofiaSalon Antique31 50020 90010 60033,7 %
Gală CorporateCort White62 40037 10025 30040,5 %

Lista completă

Tot ce intră în fiecare plan

Fără asteriscuri. Tot ce e marcat pe Essential și Professional este implementat și rulează astăzi în producție.

FeatureEssProfessionalEnt
Calendar multi-salon cu detecție de suprapuneri
Pipeline CRM în 6 etape
Fișă client și istoric de evenimente
Contracte pe eveniment
Încasări, avansuri și garanții
Formular public de lead
Protocol de blocare T-7

Control acces

Fiecare vede exact ce trebuie. Nimic în plus.

14 roluri predefinite, cu matrice de acces per modul. Bucătarul nu vede marjele, clientul nu vede stocul, zilerul vede doar turele lui.

Restricțiile nu sunt doar în interfață — sunt aplicate la nivel de bază de date, prin Row Level Security pe fiecare tabel.

  • Owner
  • Administrator
  • Manager Gestiune
  • Event Manager
  • Bucătar Șef
  • Personal Bucătărie
  • Șef de Sală
  • Barman
  • Staff / Ziler
  • Director Aprovizionare
  • Personal Aprovizionare
  • Personal Administrativ
  • Responsabil Mentenanță
  • Client

Infrastructură

Datele tale, în UE, cu izolare la nivel de rând

Construit pe PostgreSQL gestionat, cu autentificare, politici de acces și backup automat.

Row Level Security pe toate tabelele

Fiecare interogare e filtrată în baza de date după rolul utilizatorului. Un client nu poate vedea datele altui client nici măcar printr-o cerere directă la API.

Găzduire în Uniunea Europeană

Infrastructura rulează în regiune UE, cu backup automat zilnic — relevant pentru conformitatea GDPR pe datele invitaților.

Trasabilitate pe utilizator

Fiecare mișcare de stoc, fișă de transfer și inventariere păstrează utilizatorul care a făcut-o și momentul exact. Nicio corecție de stoc nu e anonimă.

Fără instalare locală

Rulează în browser pe orice desktop, tabletă de bucătărie sau chioșc de pontaj. Nicio licență per stație, nicio actualizare manuală.

Implementare

De la contract la go-live în 6 luni

Implementarea e etapizată deliberat: fiecare etapă produce valoare independent, ca echipa să nu fie nevoită să învețe tot sistemul într-o săptămână.

  1. Etapa 1

    Luna 1–2

    Core Foundation — CRM & Calendar plus Gestiune și inventar cu PMP. Migrarea nomenclatorului și a furnizorilor, inventar fizic de deschidere.

  2. Etapa 2

    Luna 3–4

    Operations Engine — Bucătărie & KDS plus Staff și pontaj digital. Digitalizarea rețetarului și instalarea tabletelor.

  3. Etapa 3

    Luna 5

    Customer Experience & Financials — Portal Client cu RSVP online și Owner Dashboard cu P&L.

  4. Etapa 4

    Luna 6

    UAT & Go-Live — simulări de eveniment live, teste de stres și instruirea șefilor de sală și a bucătarilor.

Prețuri

Un plan pentru fiecare stadiu al operațiunii

Abonament lunar per locație. Fără comision pe evenimente, fără taxă per invitat.

Essential

Pentru o singură sală care vrea să scape de caiet și de Excel.

890RON / lună

Implementare de la 4 900 RON

  • 1 locație, până la 2 saloane
  • 5 utilizatori
  • Calendar & CRM complet
  • Meniuri și portal client
  • RSVP online și pagină de invitație
  • Suport pe email
Începe cu Essential
Recomandat

Professional

Sistemul complet: gestiune cu PMP, bucătărie, pontaj și P&L per eveniment.

1 890RON / lună

Implementare de la 12 900 RON

  • 1 locație, până la 5 saloane
  • 25 utilizatori
  • Toate cele 7 module
  • Gestiune cu PMP și 8 gestiuni fizice
  • KDS și registru HACCP
  • Pontaj digital și decont
  • Owner Dashboard cu P&L și radar de inflație
  • Protocol T-7 automatizat
  • Suport prioritar și onboarding ghidat
Cere demo Professional

Enterprise

Pentru grupuri cu mai multe locații și raportare consolidată.

de la 3 900RON / lună

Implementare personalizată

  • Locații și saloane nelimitate
  • Utilizatori nelimitați
  • Consolidare financiară multi-locație
  • Costuri de regie și alocare pe centre
  • Acces API și export de date
  • Roluri și fluxuri personalizate
  • SLA contractual și manager de cont
Discută cu noi

Prețurile sunt orientative și se confirmă după sesiunea de descoperire. Facturare anuală: două luni gratuite.

Întrebări

Ce ne întreabă proprietarii înainte să semneze

Primul modul — CRM & Calendar — poate fi funcțional în două-trei săptămâni, pentru că nu depinde de inventar. Gestiunea cu PMP are nevoie de un inventar fizic de deschidere, iar acesta e de obicei elementul care dictează calendarul. Sistemul complet ajunge la go-live în aproximativ 6 luni, etapizat.

Nu. ERP-ul acoperă gestiunea operațională — recepții, stocuri, consumuri, costuri de producție. Rămâne complementar contabilității financiare, iar registrele se exportă în XLSX și PDF pentru contabil.

Fișele de producție și listele de tură se pot exporta și tipări înainte de eveniment, exact ca astăzi. Sincronizarea reia când revine conexiunea. Recomandăm o conexiune de rezervă pe mobil pentru chioșcul de pontaj.

Interfețele operaționale sunt gândite pentru sarcini scurte: KDS-ul are patru stări și butoane mari, pontajul e un PIN pe tabletă. Instruirea din Etapa 4 e dedicată exact acestui lucru, pe roluri.

Da — nomenclatorul de articole, furnizorii, rețetarul și calendarul de evenimente viitoare se importă din Excel în etapa de implementare.

Ție. Poți solicita oricând un export complet al bazei de date, iar planul Enterprise include acces API direct.

Hai să calculăm profitul ultimului tău eveniment.

În 30 de minute îți arătăm sistemul pe date reale de la un complex cu 3 saloane și estimăm împreună ce ai câștiga din controlul food cost-ului și al costului cu personalul.

Programează un demoScrie-ne pe email

Fără obligații. Fără card. Doar sistemul, pe date reale.